Datenschutzerklärung

IDINGSHOF Hotel & Restaurant

Stand: 1. Juni 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Hoffmann Hotel Consult & Betriebs GmbH
Kurze Straße 2a
01705 Freital
Deutschland

Betriebsstätte:
IDINGSHOF Hotel & Restaurant
Bührener Esch 1
49565 Bramsche

Telefon: +49 (0) 5461 8890
E-Mail: willkommen@idingshof.de

Kontakt für Datenschutzanfragen:
E-Mail: dsgvo@idingshof.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktdaten:

Hubert Hoffmann
Kurze Straße 2a
01705 Freital
Deutschland

Telefon: 0531-6444524
E-Mail: dsgvo@idingshof.de

3. Allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für den Betrieb unseres Hotels und Restaurants, die Bearbeitung von Reservierungen und Buchungen, die Durchführung von Veranstaltungen, die Kommunikation mit Gästen und Geschäftspartnern sowie die Bereitstellung unserer Website erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Welche Daten verarbeitet werden, hängt vom jeweiligen Zweck und Vorgang ab. Hierzu können insbesondere Kontakt- und Stammdaten, Vertrags- und Buchungsdaten, Kommunikationsinhalte, Zahlungsinformationen sowie technische Nutzungsdaten gehören.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen. Hierzu gehören insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung vorliegt.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir zur Verarbeitung gesetzlich verpflichtet sind.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.

Die konkreten Zwecke, Datenkategorien, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Speicherfristen werden in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung näher erläutert.

4. Besuch unserer Website und Hosting

Unsere Website wird mit Squarespace betrieben und gehostet.

Beim Besuch der Website können technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem sowie technische Protokolldaten gehören.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website sowie der Erkennung und Behebung technischer Fehler.

Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der Website und zur Wahrung ihrer Sicherheit erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt.

Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, sind zusätzlich die gesetzlichen Vorgaben des § 25 TDDDG zu beachten.

Weitere Angaben zu den eingesetzten Systemen und Dienstleistern finden Sie in Abschnitt 9 dieser Datenschutzerklärung.

5. Kontaktaufnahme und Kontaktformulare

Sie können uns per E-Mail, telefonisch oder über die auf unserer Website bereitgestellten Kontaktformulare kontaktieren.

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und gegebenenfalls Rückfragen zu beantworten.

Die über unsere Kontaktformulare übermittelten Angaben werden ausschließlich an hoteleigene E-Mail-Adressen weitergeleitet. Ein Zugriff durch Dritte erfolgt nach unseren Angaben nicht.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, richtet sich nach den Angaben, die Sie im jeweiligen Formular machen. Dazu können Kontaktdaten, der Inhalt Ihrer Nachricht und weitere freiwillig übermittelte Informationen gehören.

Soweit Ihre Anfrage mit einer Buchung, einem bestehenden Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung eingehender Anfragen.

Wir speichern die Daten nur so lange, wie dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Digitale Kommunikation und Gästeservice

Zur Kommunikation mit Gästen und Interessenten sowie zur Bereitstellung digitaler Gästeservices setzen wir die in Abschnitt 9 beschriebenen Systeme ein.

Dabei können insbesondere Angaben verarbeitet werden, die Sie uns im Rahmen einer Anfrage, einer Buchung oder der Nutzung einer digitalen Funktion mitteilen. Umfang und Art der Verarbeitung hängen von der jeweils genutzten Funktion ab.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für andere Verarbeitungen gelten die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen.

Wir nutzen WhatsApp nicht zur Kommunikation mit unseren Gästen.

7. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Diese können für grundlegende Funktionen der Website, zur Speicherung von Einstellungen oder zur Auswertung der Website-Nutzung eingesetzt werden.

Auf unserer Website wird ein Popup angezeigt, das von Besuchern bestätigt werden kann. Das Popup bietet keine differenzierte Auswahl einzelner Analyse- oder Werbedienste und keine gesonderte Einstellung dieser Dienste.

Ob für den Einsatz einer Technologie eine Einwilligung erforderlich ist, richtet sich nach ihrer konkreten Funktion und den gesetzlichen Vorgaben. Weitere Informationen zu den auf unserer Website eingesetzten Diensten finden Sie in Abschnitt 9 dieser Datenschutzerklärung.

8. Buchungen, Reservierungen und Vertragsabwicklung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Hotelaufenthalte, Restaurantleistungen, Tischreservierungen, Veranstaltungen, Tagungen und weitere Leistungen anzubahnen, zu reservieren und zu erbringen.

Je nach Vorgang können insbesondere Namen, Kontaktdaten, Buchungs- und Aufenthaltsdaten, Angaben zu gewünschten Leistungen, Zahlungs- und Abrechnungsinformationen sowie weitere für die Durchführung des jeweiligen Vertrags erforderliche Angaben verarbeitet werden.

Die Daten können im Rahmen von Online-Buchungen, Reservierungen, telefonischen oder schriftlichen Anfragen sowie Firmen-, Gruppen- und Veranstalterbuchungen erhoben werden.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die konkreten eingesetzten Systeme, Empfänger und die dort geltenden Speicherfristen sind in Abschnitt 9 aufgeführt.

9. Eingesetzte Systeme und Empfänger personenbezogener Daten

Für den Betrieb unseres Hotels und Restaurants, die Bearbeitung von Reservierungen, die Kommunikation mit Gästen sowie die Bereitstellung und Auswertung unserer Website nutzen wir verschiedene technische Systeme und externe Dienstleister. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für die jeweiligen Funktionen und Leistungen erforderlich ist.

Welche Daten verarbeitet werden, hängt vom jeweiligen Vorgang und der genutzten Funktion ab. Dazu können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Buchungs- und Aufenthaltsdaten, Angaben zu gebuchten Leistungen, Kommunikationsinhalte sowie Zahlungs- und Transaktionsinformationen gehören.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, sofern ein solcher gesetzlich erforderlich ist. Soweit ein Anbieter Daten für eigene Zwecke verarbeitet und selbst über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, ist er insoweit eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich.

9.1. Hotelverwaltung und Online-Buchungen

Apaleo – Hotelverwaltungssoftware

Für die Verwaltung von Reservierungen und Aufenthalten nutzen wir Apaleo. Dabei können insbesondere Namen, Kontaktdaten, Buchungsdaten, Aufenthaltszeiträume und weitere für die Organisation und Durchführung des Aufenthalts erforderliche Informationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Verwaltung und Durchführung von Reservierungen, der Betreuung unserer Gäste und der Organisation des Hotelbetriebs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Beherbergungsvertrags erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Anbieter:

apaleo GmbH
Sandstraße 3
80335 München, Deutschland
Website: https://apaleo.com/

OnePageBooking – Online-Buchung über HotelNetSolutions

Für Online-Reservierungen verlinken wir auf das Buchungssystem OnePageBooking der HotelNetSolutions GmbH. Das Buchungssystem ist nicht direkt in unsere Website eingebettet. Wenn Sie den entsprechenden Link aufrufen und eine Buchung vornehmen, werden die für die Buchung erforderlichen Daten in der Buchungsumgebung verarbeitet.

Hierzu können insbesondere Kontaktdaten, Buchungszeitraum, Zimmer- und Buchungsangaben sowie weitere von Ihnen eingegebene Informationen gehören. Die Verarbeitung dient der Anbahnung und Durchführung einer Reservierung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist.

Speicherdauer: Die im Zusammenhang mit der Buchung bei HotelNetSolutions verarbeiteten personenbezogenen Daten werden 90 Tage nach der Abreise gelöscht.

Anbieter:

HotelNetSolutions GmbH
Genthiner Straße 8
10785 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@hotelnetsolutions.de
Website: https://hotelnetsolutions.de/
Impressum: https://hotelnetsolutions.de/impressum/

9.2. Digitaler Gästeservice und Zusatzleistungen

Straiv – Online-Check-in und digitale Gästemappe

Für digitale Gästeservices nutzen wir Straiv. Das System wird unter anderem für den Online-Check-in, die digitale Gästeregistrierung beziehungsweise den Meldeschein, digitale Gästekommunikation, digitale Unterschriften, die digitale Gästemappe und Zahlungsfunktionen eingesetzt.

Dabei können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Buchungs- und Aufenthaltsdaten sowie die für die jeweilige Funktion erforderlichen Erklärungen, Unterschriften oder Zahlungsinformationen verarbeitet werden. Welche Daten im Einzelfall verarbeitet werden, hängt von der genutzten Funktion ab.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung des Beherbergungsvertrags erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Pflichten zur Erhebung oder Aufbewahrung bestimmter Angaben bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO maßgeblich.

Speicherdauer: Die bei Straiv verarbeiteten personenbezogenen Daten werden 30 Tage nach der Abreise gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie davon getrennte Aufbewahrungen in anderen Systemen bleiben unberührt.

Anbieter:

Straiv GmbH
Industriestraße 23
70565 Stuttgart, Deutschland
E-Mail: info@straiv.io
Datenschutzkontakt: dpo@straiv.io
Website: https://straiv.io/
Impressum: https://straiv.io/de/impressum

eTermin – Online-Terminbuchung für Zusatzleistungen

Für die Online-Terminbuchung von Zusatzleistungen nutzen wir eTermin. Darüber können Gäste Termine für Golf, Squash, Tennis, Wellness-Massagen und Tischreservierungen vereinbaren.

eTermin wird zur Eingabe und Verwaltung der jeweiligen Terminbuchung genutzt. Die für die Buchung erforderlichen Angaben werden von den Gästen direkt in der eTermin-Buchungsumgebung eingegeben und dort gespeichert. Eine Übermittlung von Daten aus unseren Hotelsystemen an eTermin findet nach unseren Angaben nicht statt.

Je nach Buchung können insbesondere Name, Kontaktdaten, gewünschte Leistung, Terminwunsch, Personenzahl und weitere für die Reservierung erforderliche Angaben verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung und Verwaltung der Terminbuchung sowie der Vorbereitung und Durchführung der gewünschten Leistung.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ein automatisierter Datenaustausch mit anderen Systemen findet nicht statt.

Anbieter:

eTermin GmbH
Mättivor 3
6430 Schwyz, Schweiz
Website: https://www.etermin.net/
Impressum: https://www.etermin.net/en/imprint
Datenschutzinformationen: https://www.etermin.net/online-terminbuchung-datenschutz

UpsellGuru – Angebote für zusätzliche Leistungen

Wir nutzen UpsellGuru, um Gästen vor der Anreise die Möglichkeit zu geben, ihren Aufenthalt individuell vorzubereiten.

Im Rahmen dieser Funktion können insbesondere Buchungsinformationen, Kontaktdaten und Angaben zu gebuchten oder angebotenen Zusatzleistungen verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Verwaltung ergänzender Angebote.

Soweit die Datenverarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung einer von Ihnen gewünschten Zusatzleistung erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage sein. Für darüber hinausgehende werbliche Kommunikation ist eine gesonderte Prüfung der Rechtsgrundlage erforderlich.

Anbieter und Datenschutzinformationen:

UpsellGuru GmbH
Unterm Hagen 35,
59939 Olsberg
E-Mail: info@upsellguru.com
Website: https://upsellguru.com/
Datenschutzinformationen: https://upsellguru.com/privacy-policy/

9.3. Gästekommunikation

Straiv – Digitale Gästekommunikation

Für digitale Gästekommunikation zur Vorbereitung des Aufentahltes nutzen wir Straiv.

Speicherdauer: Die bei Straiv verarbeiteten personenbezogenen Daten werden 30 Tage nach der Abreise gelöscht.

Anbieter:

Straiv GmbH
Industriestraße 23
70565 Stuttgart, Deutschland
E-Mail: info@straiv.io
Datenschutzkontakt: dpo@straiv.io
Website: https://straiv.io/
Impressum: https://straiv.io/de/impressum

DialogShift – Website-Chat und automatisierte Antworten

Chat-Anwendung auf unserer Website. Unsere Website nutzt die Chat-Anwendung der DialogShift GmbH, Rheinsberger Str. 76/77, 10115 Berlin. Diese Anwendung verarbeitet und speichert Daten zum Zweck der Webanalyse, zum Betreiben der Chat-Anwendung und zur Beantwortung von Anfragen. Für den Betrieb der Chat-Funktion werden die Chat-Texte gespeichert und es wird ein Cookie mit einer eindeutigen ID gesetzt - dieser dient dazu, Sie als Kunden wiederzuerkennen. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die lokal im Zwischenspeicher auf Ihrem Gerät gespeichert wird. Mithilfe dieses Cookies erkennt unsere Anwendung das Gerät wieder und kann vergangene Chat-Protokolle aufrufen. Dieser Cookie wird 90 Tage, seit letzter Verwendung, gespeichert. Sie können die Speicherung von Cookies in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren. Jedoch kann ohne die Verwendung von Cookies die Chat-Funktion nicht ausgeführt werden.

Die mögliche Bekanntgabe von z.B. Namen, E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer erfolgt freiwillig und mit dem Einverständnis, diese Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme bis zum Ende des Kontaktes vorübergehend zu nutzen und zu speichern.

Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. F DS-GVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Kundenbetreuung, zur statistischen Analyse des Nutzungsverhaltens und zu Optimierungszwecken unserer Angebote.

DialogShift bietet unter https://www.dialogshift.com/datenschutz weitere Informationen zur Erhebung und Nutzung der Daten sowie zu Ihren Rechten und Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre an.

Speicherdauer: Die bei DialogShift verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach 90 Tage gelöscht.

Wir nutzen WhatsApp nicht zur Kommunikation mit unseren Gästen.

Anbieter:

DialogShift GmbH
Torstraße 201
10115 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@dialogshift.com
Website: https://www.dialogshift.com/
Impressum: https://www.dialogshift.com/impressum
Datenschutzinformationen: https://www.dialogshift.com/data-privacy

9.4. Restaurant, Tischreservierungen und Zahlungsabwicklung

Gastronovi – Restaurant-Kassensystem und Tischreservierungen

Im Restaurant nutzen wir Gastronovi als Kassensystem. Gastronovi wird außerdem im Zusammenhang mit Tischreservierungen eingesetzt.

Je nach Vorgang können insbesondere Angaben zur Tischreservierung, Name und Kontaktdaten, Reservierungszeitpunkt, Personenzahl sowie Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Verwaltung und Durchführung von Tischreservierungen, der Abwicklung von Restaurantleistungen und der Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung einer Reservierung oder eines Vertrags erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zahlungen über Gastronovi Pay werden unter Einbindung von Adyen abgewickelt.

Anbieter:

Gastronovi GmbH
Buschhöhe 2
28357 Bremen, Deutschland
E-Mail: kontakt@gastronovi.com
Website: https://www.gastronovi.com/

PayPal, Nexi und Adyen – Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir je nach Zahlungsvorgang PayPal, Nexi und Adyen. Adyen kommt im Zusammenhang mit Apaleo Pay und Gastronovi Pay zum Einsatz.

Im Rahmen einer Zahlung können insbesondere Zahlungsbeträge, Transaktionskennungen, Rechnungs- oder Kontaktdaten sowie Informationen zur Zuordnung einer Zahlung zu einer Buchung oder Leistung verarbeitet werden. Welche Daten der jeweilige Zahlungsdienstleister verarbeitet, hängt vom eingesetzten Zahlungsweg und der konkreten Transaktion ab.

Die Verarbeitung ist, soweit sie zur Durchführung eines Vertrags oder einer Zahlung erforderlich ist, auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt. Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zahlungsdienstleister können Daten abhängig von ihrer Rolle auch für eigene Zwecke und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten.

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
22–24 Boulevard Royal
L-2449 Luxemburg
Kontakt: https://www.paypal.com/de/cshelp/contact-us
Datenschutzinformationen: https://www.paypal.com/de/legalhub/privacy-full

Nexi Germany GmbH
Helfmann-Park 7
65760 Eschborn, Deutschland
E-Mail: serviceDE@nexigroup.com
Website: https://www.nexi.de/

Adyen N.V.
Simon Carmiggeltstraat 6
1011 DJ Amsterdam, Niederlande
Website: https://www.adyen.com/

9.5. Gästedatenbank und Newsletter

SmartHost – Gästedatenbank und Newsletterversand

Für die Verwaltung unserer Gästedaten, Angebotserstellung und den Versand unseres Newsletters nutzen wir SmartHost.

Dabei können insbesondere Namen, Kontaktdaten, Buchungsinformationen und Angaben zur bisherigen Gästebeziehung verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Verwaltung von Gästedaten und der Organisation der Gästekommunikation. SmartHost wird außerdem für den Versand unseres Newsletters eingesetzt.

Sofern der Newsletter auf Grundlage einer Einwilligung versendet wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Für andere Formen der Kommunikation ist die jeweilige Rechtsgrundlage gesondert zu bestimmen.

Anbieter:

Smart Host GmbH
Andreasstraße 72
10243 Berlin
E-Mail: info@smart-host.com
Website: https://www.smart-host.com
Datenschutzinformationen: https://www.smart-host.com/de/datenschutzerklaerung

9.6. Website, Hosting und Übersetzung

Squarespace – Website-Betrieb

Unsere Website wird mit Squarespace betrieben. Beim Besuch der Website können technisch erforderliche Verbindungs- und Nutzungsdaten verarbeitet werden, beispielsweise IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten sowie technische Angaben zum Browser und Endgerät.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Sicherheit unserer Website. Soweit sie für den Betrieb der Website erforderlich ist, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, sind zusätzlich die einschlägigen Vorgaben des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) zu beachten.

Checkdomain – E-Mail-Hosting

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Checkdomain als E-Mail- und Hosting-Anbieter. Dabei werden die für den Versand und Empfang erforderlichen Absender- und Empfängerdaten sowie E-Mail-Inhalte und gegebenenfalls Anlagen verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Kommunikation mit Gästen, Interessenten und Geschäftspartnern sowie der Bearbeitung von Anfragen und Buchungsvorgängen. Soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Im Übrigen kommen abhängig vom Anlass weitere einschlägige Rechtsgrundlagen in Betracht.

Anbieter:

checkdomain GmbH
Große Burgstraße 27/29
23552 Lübeck, Deutschland
E-Mail: support@checkdomain.de
Datenschutzkontakt: datenschutz@checkdomain.de
Website: https://www.checkdomain.de/
Datenschutzinformationen: https://www.checkdomain.de/agb/datenschutz/

Elfsight – Übersetzung unserer Website

Wir nutzen Elfsight zur Bereitstellung einer Übersetzungsfunktion für unsere Website. Dadurch können Website-Inhalte in anderen Sprachen angezeigt werden.

Je nach technischer Einbindung können beim Aufruf und bei der Nutzung der Übersetzungsfunktion technische Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, sowie Informationen zur Nutzung der Funktion verarbeitet werden. Umfang und Empfänger der Daten richten sich nach der konkret eingesetzten Elfsight-Lösung.

Anbieter und weitere Informationen:

Elfsight, SL
AD700, Andorra, Escaldes-Engordany, C. de la Constitució, 17
Website: https://elfsight.com/

9.7. Lohnabrechnung

Für die Unterstützung bei der Lohnabrechnung nutzen wir die GELO® Rechenzentrum GmbH. Dabei können personenbezogene Daten unserer Beschäftigten verarbeitet werden, soweit dies für die Durchführung der Lohnabrechnung und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Beschäftigungsdaten, Vergütungsangaben, steuerliche Angaben, Sozialversicherungsdaten und Bankverbindungen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen Vorschriften des Beschäftigtendatenschutzes.

Anbieter:

GELO® Rechenzentrum GmbH
Königsbrücker Landstraße 5
01109 Dresden, Deutschland
Telefon: (0351) 213 491 20
E-Mail: info@gelo-lohn.de

9.8. Webanalyse und Online-Werbung

Wir nutzen Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads und Meta Pixel zur Analyse der Website-Nutzung und zur Unterstützung unserer Online-Werbung. Welche Daten verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Konfiguration und den über die Website ausgelösten Tags ab.

Google Analytics dient der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Dabei können Nutzungsinformationen, Geräte- und Browserdaten, Interaktionen mit der Website sowie Online-Kennungen verarbeitet werden.

Google Tag Manager dient der Verwaltung und Einbindung von Website-Tags. Welche Daten verarbeitet werden, hängt insbesondere davon ab, welche Tags eingebunden sind und wann diese ausgelöst werden.

Google Ads nutzen wir für Online-Werbung und die Auswertung von Werbemaßnahmen. Dabei können Informationen über Anzeigenkontakte, Klicks, Website-Besuche und gegebenenfalls durch Werbetechnologien bereitgestellte Kennungen verarbeitet werden.

Meta Pixel dient der Auswertung von Werbemaßnahmen und der Messung von Website-Aktionen im Zusammenhang mit Werbung auf Facebook und Instagram. Dabei können Nutzungsdaten, Online-Kennungen und Informationen zu bestimmten Website-Aktionen verarbeitet und an Meta übermittelt werden.

Die genannten Dienste sind technisch eingebunden. Eine technische Vorabblockierung vor einer Einwilligung findet nicht statt. Daher kann es abhängig von der technischen Konfiguration bereits beim Aufruf der Website zu einer Verarbeitung oder Übermittlung von Daten kommen.

Weitere Informationen:

Google-Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy
Google-Werbeeinstellungen: https://myadcenter.google.com/
Meta-Datenschutzrichtlinie: https://www.facebook.com/privacy/policy/

9.9. Automatisierter Datenaustausch zwischen unseren Systemen

Zwischen unserem Hotelprogramm und den von uns eingesetzten Systemen, Straiv, HotelNetSolutions, UpsellGuru und SmartHost findet ein automatisierter Austausch personenbezogener Daten statt. Die Einzelnen Systeme kommunizieren nicht untereinander.

Der Datenaustausch dient der Organisation und Durchführung von Reservierungen und Aufenthalten, der Bereitstellung digitaler Gästeservices, der Verwaltung zusätzlicher Leistungen sowie der Gästekommunikation.

Je nach System und Vorgang können insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Buchungs- und Aufenthaltsdaten sowie Informationen zu gebuchten Zusatzleistungen übermittelt werden. Welche Daten im Einzelfall zwischen den Systemen ausgetauscht werden, richtet sich nach den aktivierten Schnittstellen und der jeweiligen technischen Konfiguration.

Eine Übermittlung von Daten aus diesen Hotelsystemen an eTermin findet nach unseren Angaben nicht statt. Bei eTermin eingegebene Terminbuchungsdaten werden direkt in der eTermin-Buchungsumgebung erfasst und dort gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt auf der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, sowie gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten.

9.10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die im Zusammenhang mit Online-Buchungen bei HotelNetSolutions verarbeiteten Daten gilt nach den uns vorliegenden Angaben eine Löschung 90 Tage nach der Abreise. Für bei Straiv verarbeitete Daten gilt nach den uns vorliegenden Angaben eine Löschung 30 Tage nach der Abreise.

Diese Angaben beziehen sich auf die jeweiligen Systeme. Sie bedeuten nicht automatisch, dass Daten gleichzeitig aus anderen Systemen, Sicherungskopien oder gesetzlich aufzubewahrenden Unterlagen gelöscht werden.

Für andere Systeme richten sich die Speicher- und Löschfristen nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck, den vertraglichen Vereinbarungen, der technischen Konfiguration und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

9.11. Empfänger, Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlungen

Empfänger personenbezogener Daten können die in diesem Abschnitt genannten Anbieter und Zahlungsdienstleister sein, soweit dies zur Bereitstellung der jeweiligen Leistung erforderlich ist.

Welche Anbieter Daten als Auftragsverarbeiter und welche als eigenständig Verantwortliche verarbeiten, hängt vom jeweiligen Dienst und Verarbeitungsvorgang ab. Mit den relevanten Dienstleistern bestehen nach unseren Angaben Verträge zur Auftragsverarbeitung, soweit dies rechtlich erforderlich ist.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, sofern hierfür eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage besteht und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Bei den eingesetzten Anbietern und Unterauftragnehmern sind die tatsächlichen Datenflüsse, möglichen Supportzugriffe und vertraglichen Regelungen maßgeblich.

9.12. Keine automatisierten Bewertungsanfragen

Wir versenden keine automatisierten Bewertungsanfragen über ein entsprechendes Bewertungssystem.

10. Newsletter und Informationen zu eigenen Angeboten

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere von Ihnen angegebene Daten, um Ihnen den Newsletter zuzusenden.

Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-in-Verfahren. Dabei wird die Anmeldung durch einen Bestätigungsschritt überprüft. Die Anmeldung und die erteilte Einwilligung werden dokumentiert, um den Nachweis der Einwilligung führen zu können.

Rechtsgrundlage für den Versand eines auf einer Einwilligung beruhenden Newsletters ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über den Abmeldelink im Newsletter oder durch eine Nachricht an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wir können bestehenden Gästen unter den gesetzlichen Voraussetzungen außerdem Informationen über eigene ähnliche Leistungen zusenden. Dies setzt insbesondere voraus, dass wir die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Leistung erhalten haben, die Werbung eigene ähnliche Leistungen betrifft, Sie der Verwendung nicht widersprochen haben und Sie bei Erhebung der Adresse sowie bei jeder Verwendung klar auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden.

Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu diesem Zweck jederzeit widersprechen.

11. Bewerbungen und Karriere

Sie können sich über unsere Website oder über externe Stellenplattformen, insbesondere Indeed, bei uns bewerben.

Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten, um Ihre Bewerbung zu prüfen, mit Ihnen zu kommunizieren und über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Anschreiben und weitere von Ihnen eingereichte Unterlagen gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, speichern wir Bewerbungsdaten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Bearbeitung der Bewerbung erforderlich ist. Abgelehnte Bewerbungen werden nach den uns vorliegenden Angaben spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Gründe für eine längere Speicherung bestehen oder die weitere Speicherung zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

Wenn Sie ausdrücklich in die Aufnahme in einen Bewerberpool einwilligen, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten zusätzlich für künftige passende Stellenangebote. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

12. Beschäftigtendaten und Lohnabrechnung

Im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, soweit dies für die Durchführung und Verwaltung des Beschäftigungsverhältnisses, die Lohnabrechnung und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Für die Lohnabrechnung setzen wir die GELO® Rechenzentrum GmbH ein:

GELO® Rechenzentrum GmbH
Königsbrücker Landstraße 5
01109 Dresden
Telefon: (0351) 213 491 20
E-Mail: info@gelo-lohn.de

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie § 26 BDSG, soweit diese Vorschriften im jeweiligen Fall einschlägig sind.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen. In solchen Fällen wird die Verarbeitung auf das erforderliche Maß beschränkt.

Für einzelne technische Systeme gelten besondere Speicher- und Löschfristen. Diese sind in Abschnitt 9 beschrieben. Die dort genannten Fristen beziehen sich auf die jeweiligen Systeme und bedeuten nicht automatisch, dass Daten gleichzeitig aus anderen Systemen oder gesetzlich aufzubewahrenden Unterlagen gelöscht werden.

14. Übermittlung an Empfänger und in Drittländer

Personenbezogene Daten werden an Dritte übermittelt, soweit dies zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage die Übermittlung erlaubt.

Die für unsere Dienstleistungen eingesetzten Anbieter, Zahlungsdienstleister und sonstigen Empfänger sind in Abschnitt 9 aufgeführt.

Bei einzelnen Anbietern kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Eine solche Übermittlung setzt eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage voraus. Maßgeblich sind die tatsächlichen Datenflüsse, die eingesetzten Unterauftragnehmer und die jeweils geltenden vertraglichen Regelungen.

15. Sicherheitshinweis im Zusammenhang mit Hotelbuchungen

Im Zusammenhang mit einem Sicherheitsvorfall bei einem Buchungstechnologie-Dienstleister haben wir gesonderte Informationen für betroffene Gäste bereitgestellt.

Der Vorgang ist nicht mit einem unbefugten Zugriff auf die Datenbanken des IDINGSHOF gleichzusetzen. Für Informationen zum Sachverhalt, zu möglichen Auswirkungen und zu empfohlenen Schutzmaßnahmen beachten Sie bitte unseren gesonderten Sicherheitshinweis:

[LINK ZUM SICHERHEITSHINWEIS EINFÜGEN]

Wir nutzen WhatsApp nicht zur Kommunikation mit unseren Gästen. Seien Sie besonders vorsichtig bei unerwarteten Zahlungsaufforderungen über Messenger-Dienste oder bei Nachrichten, die Sie zur Eingabe von Zahlungsdaten über unbekannte Links auffordern.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO.
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO.
Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO.
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO.
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO.
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an dsgvo@idingshof.de wenden.

Wenn Sie eine Einwilligung widerrufen, bleibt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt.

17. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Werden personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für ein damit verbundenes Profiling, soweit es mit der Direktwerbung in Verbindung steht.

Nach einem Widerspruch verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr zu diesen Zwecken, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

18. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für die Hoffmann Hotel Consult & Betriebs GmbH mit Sitz in Sachsen ist grundsätzlich folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistraße 17
01067 Dresden
Deutschland

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